Artículo para dependientes
El inventario en una farmacia es un seguimiento de los medicamentos que se tienen disponibles y aquellos que faltan, y se incluye el nombre de éste, el lote, la fecha de caducidad y la cantidad en existencia.
En una farmacia, como en cualquier negocio comercial, es necesario tener presente el número de productos con los cuales se cuenta, así como los que ya se agotaron para ser surtidos y, de esta manera, siempre tener los medicamentos e insumos para la salud que los consumidores requieran.
Y, para ello, el inventario es la herramienta que nos permite conocer la existencia de los productos en todo momento, así mismo identifica la correspondencia entre las entradas y las salidas de los mismos.
Pero, ¿cómo hacer un inventarios? Es muy sencillo, a continuación enunciamos tres pasos primordiales:
- Registrar lo que se dispensa a cada persona. Lo mejor es guardar un registro con una copia de la receta indicando la cantidad despachada de cada medicamento. Esto permite en cualquier momento analizar el consumo de un determinado medicamento, revisando las recetas. Si no es posible, podemos anotar en un cuaderno aparte o en el mismo registro de atención el medicamento o insumo para la salud y la cantidad dispensada para cada persona.
- Registrar en la ficha o cuaderno de control de existencia los medicamentos o insumos para la salud que se llevan al área de dispensación y las eventuales perdidas de medicamentos por vencimiento, deterioro, etc.
- Si el abastecimiento es incompleto puede ser útil registrar en un formato de existencias de salidas diarias, cuántos días hizo falta el medicamento durante el mes para poder analizar mejor la demanda de los insumos.
Sumario
Su importancia consiste en garantizar una gestión eficiente de la farmacia y brindar un servicio de calidad a los clientes.
Fin de sumario
Las actividades que se realizan en los establecimientos para llevar a cabo un inventario seguro y confiable son:
- Movimientos. Estas actividades se refieren al control y registro de entradas y salidas.
Se consideran entradas, al proceso de ingreso de los insumos para la salud al establecimiento, con factura o documento que ampare su posesión y procedencia licita. Al recibirlos se debe corroborar que cumplan con todas las disposiciones legales, así como inspeccionar su aspecto físico, condiciones de conservación y almacenamiento. Es importante señalar que no deben recibirse insumos para la salud que no se encuentren en las condiciones de conservación indicadas por el fabricante, ya que no se puede saber cuánto tiempo han permanecido fuera de las condiciones requeridas y si mantienen su calidad integra que conlleva a la seguridad, eficacia y efectividad. Se debe notificar a la autoridad sanitaria cuando el proveedor no cumpla con las especificaciones requeridas y si mantienen su calidad íntegra que conlleva a la seguridad, eficacia y efectividad. Se debe notificar a la autoridad sanitaria cuando el proveedor no cumpla con las condiciones de almacenamiento durante el transporte de los productos, especialmente los que requieren refrigeración o congelación.
Las salidas, por su parte, son el proceso de dispensación, venta, distribución, baja y destrucción, así como la devolución a proveedores por mal estado físico, caducidad vencida y manejo inadecuado de los medicamentos y demás insumos para la salud durante el envío.
Para documentar las salidas se debe contar con un sistema de registro de las mismas, ya sea de forma manual o automatizada. Para completar el proceso de salida se debe contar con un registro de devoluciones que al menos considere la denominación genérica y distintiva, presentación, fabricante, número de lote, fecha de caducidad, fecha y motivo de la devolución del medicamento, nombre de la persona que elabora la devolución y nombre de la persona que autoriza.
- Registro de existencias. Es el principal instrumento de gestión (se le conoce también como: control de existencias, de inventario, de estiba o ficha de stock), y se refiere a la identificación de los productos con mayor movimiento, para determinar la cantidad mínima y máxima de insumos para la salud con los que debe contar el establecimiento. También se deberán identificar las necesidades de los usuarios expresadas por la demanda o el consumo, para la existencia establecida sea la adecuada. El registro de existencias permite entre otras cosas:
üConocer en cualquier momento la cantidad de medicamento disponible en los anaqueles y en almacén.
ü Identificar las entradas y salidas.
ü Conocer la demanda de cada uno de los medicamentos y demás insumos para la salud.
ü Localización y evaluación de las pérdidas.
Todo esto requiere que exista un registro ya sea en físico o en electrónico para cada insumo para la salud y se coloca a la par del producto que se trate. Cada vez que entra o sale el medicamento y demás insumos para la salud, se apuntan: la fecha, la procedencia, el destino o designación, la cantidad de las entradas y/o salidas, y lo que debería quedar en existencia (stock).
- Acomodo. Determinar el nivel de stock adecuado en una farmacia es esencial para asegurar un suministro constante de medicamentos y satisfacer las necesidades de los clientes. Sin embargo, no existe una respuesta única para todos los casos, ya que puede variar según diferentes factores.
Sumario
Uno de los aspectos clave a considerar es el análisis de la demanda.
Fin de sumario
Estudiar las tendencias de compra y la demanda histórica de los medicamentos te permitirá identificar los productos más solicitados y asegurar un nivel de stock acorde a su rotación. Esto evitará excesos de inventario de productos de baja rotación y te ayudará a mantener una oferta adecuada de los medicamentos más demandados.
Además, es importante tener en cuenta el plazo de reposición de los proveedores y los tiempos de entrega. Mantener un margen de seguridad te permitirá evitar situaciones en las que te quedes sin stock mientras esperas la reposición.
Sumario
Considera posibles retrasos, como días festivos o eventos especiales, que puedan afectar la entrega de los pedidos y planifica en consecuencia.
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Por último, es recomendable establecer una comunicación fluida con los proveedores para tener información actualizada sobre disponibilidad, plazos de entrega y cualquier cambio en los productos. Esto te ayudará a ajustar tu nivel de stock y garantizar una gestión eficiente del inventario en tu farmacia. Ten en cuenta que el objetivo es encontrar un equilibrio entre tener suficiente stock para satisfacer la demanda y evitar el exceso de productos que puedan caducar o quedar obsoletos.